UMPAN BALIK DAN PENILAIAN KINERJA JAJARAN PENJUAL

Oleh Mindiarto Djugorahardjo (pernah dimuat di majalah Marketing)

Resah dan Gelisah …………….. itulah sepenggal awal syair lagu Obby Agam 2 windu yang lalu, namun lagu tersebut menjadi Jargon tak Tersampaikan bagi pimpinan jajaran Penjualan didalam mengelola tim Penjualan, Selain kinerja yang kurang menggembirakan sesuai harapan, tingkat turn over merekapun tidak kunjung membaik, belum lagi Keluh kesah saat pertemuan pagi maupun pertemuan informal saat santai atau ngobrol iseng.

HRD berubah menjadi Human Assets.

Sebagai pimpinan Penjualan yang diberikan tanggung-jawab untuk melaksanakan, dan tanggungjawab mengelola tim penjualan, kiranya perlu lebih memahami bukan hanya marketing activity dan sales strategy, kiranya Kompetensi dari tim penjualan perlu dikelola lebih baik, karena jajaran Penjual itu bukan lagi dikategorikan dengan konsep Human Resources Development semata, Namun sudah bergeser menjadi “Human Assets”. Karena pergeseran inilah maka jajaran penjual dianggap sebagai asset, maka Kita sebagai Pimpinan sudah perlu memahami prinsip dan metoda bagaimana kiat-kiat melakukan Penilaian Kinerja tim penjualan dan tehnik umpan baliknya.

feedback

Langkah awal yang perlu dilakukan didalam melakukan proses Umpan Balik adalah Pertama, Perlunya Pemantapan Manajemen Penjualan baik yang bersifat sistem, Manusia dan sarana Pendukung dari total operasi bagi tim penjualan, dari sinilah maka selanjutnya yang kedua, adalah menentukan standar sasaran yang ingin dicapai baik harian, mingguan, bulanan, kuartal, semester hingga jangka waktu tertentu. Ketiga, yang mnejadi Tolok ukur standar sasaran tadi adalah sistem penilaian kinerja yang biasa banayk perusahaan mengenal dengan istilah KPI ( Key Performance Indicator), KPI ini sebaiknya sekurang-kurang 4 elemen dan maksimum 8 elemen, agar didalam melakukan evaluasi kinerja dapat lebih fokus. Sistem KPI yang baik perlu memperhatikan 2 (dua) faktor yaitu pengukuran dengan melihat ”End Result” / hasil akhir seperti pencapaian penjualan, Pertumbuhan, atau rasio pencapaian penjualan, sedangkan yang kedua adalah melihat Proses kerja seperti : jumlah kunjungan, kunjungan efektif, unit per transaksi, frekuensi order, pengembangan pelanggan baru, rasio pelanggan aktif, volume per pelanggan, dsb. Karena dua faktor tadi sangat penting dalam keseimbangan serta kekuatan hasil akhir dan Proses.

Penilaian yang Terukur

Didalam proses meningkatkan / mengembangkan standar Kinerja bagi jajaran Penjual secara klasik ada yang bersifat Objektif / terukur bobot ini perlu mendapatkan porsi yang dominan hingga 90% agar penilaian ini secara pasti dan bobot penilaian akhir sama bagi setiap individu yang dinilai, sedangkan ada juga yang bersifat subyektif, dalam hal subyektif sebaiknya bobot penilaian dalam sistem penilaian tidak lebih dari 10%, seperti penilaian hasil laporan, akurasi, absensi, kerapihan, dll.

Penilaian Prestasi Secara Periodik. Didalam meningkatkan efektivitas penilaian Kinerja diperlukan perencanaan dan secara bertahap akan sangat efektif, hal ini berguna agar dalam periode tertentu seluruh sasaran yang ingin dituju dapat tercapai, dan KPI ini bisa saja setiap semester dilakukan perubahan terhadap komponen yang akan dijadikan tolok ukur-nya yang disesuaikan dengan skala prioritas pencapaiannya. Tahap akhir dari penilaian prestasi kerja secara pefriodik ini dapat berkesinambungan maka langkah Reinforcement / pemantapan menjadi program selanjutnya setelah masing masing sasaran yang sudah ditentukan tadi mencapai batas minimal kinerja yang diharapkan. Kegiatan yang perlu dilakukan untuk reinforcement ini adalah pertama, dukungan pimpinan secara nyata, baik yang bersifat moral, konsistensi dan dana, kedua, sellau berorientasi ingin mencapai prestasi puncak namun terukur, beralasan tepat bukan ilmu Pokoknya harus bisa !!!!, dan ketiga, adalah jajaran penjualan adalah sebagai Human Assets maka anggaran pelatihan & jumlah hari untuk pelatihan tidak bisa ditawar lagi. Dari Pengalaman dan analisa penulis bahwa idealnya jumlah hari untuk mendapatkan pelatihan bagi para jajaran penjual dalam satu tahun adalah 8% (delapan Prosen/ tahun), namu realitanya masih hanya berkisar 1 hingga 2 prosennya saja, Begitulah cermin yang ada - Sungguh Menyedihkan !!!!!